Spätestens seit der Corona-Pandemie ist virtuelles Arbeiten in fast allen Branchen Teil des Alltags geworden. Management-Experte Ivan Radosevic erklärt, wie das Management virtueller Teams gelingt.
Virtuelles Arbeiten hat zahlreiche Vorteile. Allerdings verbergen sich hinter den damit verbundenen Annehmlichkeiten auch einige Herausforderungen. Das Fehlen einer direkten Kommunikation kann mitunter der Produktivität schaden. Ivan Radosevic führt aus, wie man diesem Problem als Führungskraft entgegenwirken kann.
Die Möglichkeit zum Homeoffice wird nicht ohne Grund von vielen Mitarbeitern dankbar angenommen. Virtuelles Arbeiten ermöglicht eine nie dagewesene Flexibilität, Zeitersparnis und Bequemlichkeit. Die Unternehmen selbst sparen dadurch wiederum einiges an Kosten ein, die sonst für die Unterhaltung von Arbeitsplätzen anfallen würden. Allerdings fehlt ohne das Arbeiten in einem gemeinsamen Büro auch der direkte Kontakt zueinander. Ivan Radosevic zeigt auf, welche Voraussetzungen Führungskräfte schaffen müssen, damit auch virtuelle Teams ihre Projekte erfolgreich über die Bühne bringen.
Inhaltsverzeichnis
AUF HOCHWERTIGE TECHNIK SETZEN
Eines der Hauptprobleme bei der Organisation virtueller Teams ist laut Ivan Radosevic oft die Technik. Hier ist es wichtig, für jeden Mitarbeiter dieselben Voraussetzungen zu schaffen. Alle Teammitglieder sollten über das notwendige technische Equipment sowie High-Speed-Internet verfügen. Darüber hinaus empfiehlt Ivan Radosevic, ein eigenes IT-Team zusammenzustellen, das bei technischen Fragen telefonisch oder per Mail zur Stelle ist. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Programme, die bei Planung gemeinsamere Projekte unterstützen. Dazu zählen zum Beispiel Clouds, in denen Daten gesammelt und aktualisiert werden können, oder Tools zur kollektiven Abstimmung von Terminen, Aufgabenverteilungen und Fristen.
ZEITLICHE PROBLEME EINKALKULIEREN
Ivan Radosevic hat die Erfahrung gemacht, dass es bei virtuellen Teams gerne zu ungeplanten Verzögerungen kommen kann. Sei es, weil die Technik streikt, oder weil die Terminabstimmung aufgrund von kontinentalen Zeitverschiebungen schwierig ist. Führungskräfte sollten derlei Faktoren immer in die zeitliche Planung von Projekten mit einbeziehen und ihren Teams gegebenenfalls mehr Puffer einräumen.
KOMMUNIKATION MUSS VIRTUELL BESSER ORGANISIERT WERDEN
Vor Ort haben Führungskräfte immer die Möglichkeit, die Arbeit ihrer Angestellten zu überprüfen. Im Home-Office ist das nicht ohne weiteres möglich. Seitens der Mitarbeiter wird daher ein hohes Maß an Selbstorganisation vorausgesetzt. Durch den fehlenden Kontakt zueinander besteht jedoch die Gefahr, dass sich Projektteams in kleineren Teilaufgaben verlieren und aneinander vorbeiarbeiten. Führungskräfte haben hier die Aufgabe, den Gruppen eine feste Struktur zu geben. Ivan Radosevic empfiehlt hier zum Beispiel das Einräumen fester Teammeetings, in denen das gesamte Team anwesend ist, um Abläufe und Fortschritte zu besprechen. Ebenso hilfreich sind klare Zielvorgaben, die ordentlich zusammengefasst und für jedermann einsehbar sind. Im Rahmen dieser Zielvorgaben kann zum Beispiel auch festgehalten werden, welchen Beitrag die jeweiligen Aufgaben der Mitarbeiter für das Lösen der Gesamtaufgabe leisten. Dadurch fällt es den Teammitgliedern leichter, den Überblick über das große Ganze zu behalten.
REGELMÄSSIGE PRÄSENZTREFFEN VEREINBAREN
Ivan Radosevic empfiehlt Unternehmen, nicht vollständig auf Präsenzveranstaltungen oder Videokonferenzen zu verzichten. Der direkte Kontakt zueinander ist nach wie vor ein wichtiges Mittel, um Missverständnissen vorzubeugen und Fehler zu vermeiden. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter im persönlichen Gespräch die Möglichkeit, direkte Rückfragen zu stellen.
Führungskräfte sollten überdies nicht vergessen, dass der persönliche Austausch nach wie vor zu einem positiven Arbeitsklima beiträgt. Vertrauen entsteht nicht einfach über Nacht und egal, wie gut Teammitglieder zusammenpassen – ohne einen direkten Austausch, bleibt immer eine gewisse Distanz bestehen, die sich negativ auf die Gruppenarbeit auswirken kann. Um Gruppendynamiken zu fördern, eignen sich zum Beispiel wöchentliche Mitarbeiterevents, bei denen es nicht nur um Geschäftliches, sondern auch um den Austausch von Persönlichem geht. Auch Betriebsfeien wie zum Beispiel gemeinsame Ausflüge oder Weihnachtsfeiern können den Zusammenhalt innerhalb einer Gruppe stärken und dazu beitragen, dass sich die Teammitglieder mit dem Unternehmen identifizieren.
TEAMMITGLIEDER MÜSSEN ZUSAMMEN PASSEN
Ivan Radosevic weiß, dass einige Führungskräfte virtuelle Teams zusammenstellen, ohne darauf zu achten, ob die Gruppenmitglieder miteinander harmonisieren. Hier liegt allerdings großes Konfliktpotenzial. Denn obwohl sich alle Teammitglieder an unterschiedlichen Orten aufhalten und nicht persönlich begegnen, stehen sie doch in ständigem Kontakt zueinander. Der regelmäßige Austausch ist gerade bei virtuellen Projekten sehr wichtig, damit das große Ganze im Blick behalten wird und schnellstmöglich Ergebnisse erzielt werden. Einzelgänger oder Teammitglieder, die sich nicht in die Gruppe einfügen können, sind hier mehr hinderlich als hilfreich.
REGELMÄSSIG FEEDBACK GEBEN
Ivan Radosevic rät Führungskräften, ihren Mitarbeitern regelmäßig Feedback zu geben. Dazu gehört nicht nur konstruktive Kritik per Mail oder Telefon, sondern auch ein direkter Face-to-Face-Austausch. Mimik, Gestik und Körpersprache sind bei Feedback-Gesprächen für beide Seiten wichtig, um die Kritik richtig deuten zu können. Wenn persönliche Gespräche nicht möglich sind, rät Ivan Radosevic zu Feedback-Terminen per Videokonferenz. Hier können Herausforderungen, Verbesserungspotenziale und Probleme besprochen und direkte Rückfragen gestellt werden.
