Ivan Radosevic: So gelingt die Priorisierung von Aufgaben 

Ivan Radosevic: So gelingt die Priorisierung von Aufgaben 

Ivan Radosevics Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement

Urlaubsrückkehrer können sich vor Aufgaben oft kaum noch retten. Ivan Radosevic ist Experte für Management und Leadership und erklärt, wie man dem Chaos durch richtige Priorisierung den Kampf ansagt.

Das Telefon steht nicht mehr still, die Akten stapeln sich auf dem Schreibtisch und statt Pausen sind dringende Meetings angesetzt? Ivan Radosevic kennt das Gefühl, wenn man vor lauter Aufgaben nicht mehr weiß, wo einem der Kopf steht. Zeitmanagement ist eine Kunst für sich, die den einen leichter fällt als den anderen. Der Schlüssel, um Struktur ins Chaos zu bringen, liegt in der Priorisierung von Aufgaben. Wer sich hier an ein paar Grundregeln hält, behält den Überblick über das Chaos.

WAS STECKT HINTER DER PRIORISIERUNG?

Aufgaben zu priorisieren bedeutet, jedem Posten eine Bedeutung zukommen zu lassen und die Aufgaben hierarchisch zu ordnen. Dadurch bündelt man nicht nur Ressourcen und Energie, sondern bringt auch Ordnung in das Chaos, das sonst Zeitrahmen und Deadlines sprengen würde.

Prioritäten werden in den meisten Fällen intuitiv abgewogen. Bei beruflichen Aufgaben ist es jedoch sinnvoller, für die Entscheidungen mehr Zeit einzuräumen und sich bewusst Gedanken über die Tragweite und Kettenreaktionen zu machen, die mit den Aufgaben verbunden sind.

ALLER ANFANG IST SCHWER

Es scheint in der Natur des Menschen zu liegen, Unangenehmes lieber aufzuschieben. Wie Ivan Radosevic festgestellt hat, ist die größte Hürde beim Abarbeiten von Aufgaben daher, überhaupt damit anzufangen.
Wer einen großen Berg an unerledigten Aufgaben vor sich hat, neigt dazu, angesichts der Masse in eine Art Schockstarre zu verfallen. Ein Tipp lautet hier, das Sortieren der Aufgaben schon vor der vorgeschriebenen Arbeitszeit anzugehen. Ivan Radosevic nutzt zum Beispiel am liebsten den Sonntagnachmittag, um To-Do-Listen anzulegen und sich so einen Überblick auf die anstehenden Projekte der nächsten Zeit zu verschaffen. Der Montag kann dann in aller Ruhe und ohne Zeitdruck dazu genutzt werden, die ersten Aufgaben in Angriff zu nehmen.

DIE WICHTIGSTEN AUFGABEN DEFINIEREN

Ivan Radosevic setzt bei der Priorisierung von Aufgaben auf To-do-Listen. Ob man diese handschriftlich anlegt oder ein virtuelles Tool benutzt, ist Geschmacks- und Typsache. In beiden Fällen ist es allerdings wichtig, zu identifizieren, welche Aufgaben am dringendsten erledigt werden müssen.
An erster Stelle sollten sich hier die Aufgaben befinden, die entscheidend für die Unternehmensabläufe sind. Alles, was den Gesamtprozess ins Stocken bringen könnte, sollte so schnell wie möglich abgearbeitet werden. Andernfalls droht eine Kettenreaktion, die den ganzen Betrieb ausbremsen kann. Ivan Radosevic gibt hier den Tipp, sich vorzustellen, dass man nur noch Zeit für eine einzige Aufgabe hat. Welche würde man erledigen? Diese gehört vermutlich an die Spitze der Prioritätenliste.

Ein weiterer Ratschlag des Experten lautet, nicht zu viele Punkte für einen Tag auf die Liste zu setzen. Sonst droht am Ende des Tages ein Frustrationserlebnis, das den Teufelskreis erneut in Gang bringen kann.

AUSREICHEND PAUSEN EINRÄUMEN

Damit die Priorisierung funktioniert, ist es wichtig, sich auch daran zu halten. Wurde mit einer Aufgabe begonnen, sollte diese auch konsequent zu Ende geführt werden. Hier besteht die Herausforderung darin, sich nicht von Nebensächlichkeiten und vermeintlich kleineren Aufgaben ablenken zu lassen. Die schnelle E-Mail zwischendurch kann zum Beispiel sich auch noch ein paar Stunden warten und nach Erledigung der Aufgabe verfasst werden. Anders verhält es sich jedoch bei Pausen. Um konzentriert arbeiten zu können, brauchen Körper und Kopf regelmäßige Erholungsphasen. Idealerweise stehen diese Pausen als Belohnung nach der erledigten Aufgabe an. Handelt es sich bei der Aufgabe jedoch um ein größeres Projekt, können die Pausen auch mittendrin genommen werden, um einen klaren Kopf zu bewahren.

AUFGABEN DÜRFEN AUCH DELEGIERT WERDEN

Ivan Radosevic kennt viele Führungskräfte, die vom Burn-Out-Syndrom betroffen sind, weil es ihnen schwerfällt, Aufgaben abzugeben. Der Experte weist jedoch darauf hin, dass kein Betrieb von einer einzelnen Person aufrechterhalten werden kann. Niemand kann alles allein schaffen, weshalb es keine Schande ist, auch mal eine Aufgabe zu delegieren oder zu verschieben. Wichtig ist hier, abzuwägen, welche Wahl das bestmögliche Ergebnis mit sich bringt.

Das Delegieren von Aufgaben hat darüber hinaus den Vorteil, dass sich die Mitarbeiter geschätzt und gefordert fühlen, was wiederum zu einem positiven Arbeitsklima beiträgt.

VIER AUGEN SEHEN MEHR AaLS ZWEI

Die Identifizierung der wichtigsten Aufgabe ist mitunter leichter gesagt als getan. Ivan Radosevic holt sich in schwierigen Fällen deshalb gerne eine zweite Meinung für die Beurteilung der Prioritätenliste ein. Einem Kollegen fällt hier vielleicht ein Punkt auf, den man selbst gar nicht in Betracht gezogen hat. Hier ist allerdings Vorsicht geboten: Die Liste sollte durch den zweiten Blick nämlich nicht erweitert, sondern höchstens verschoben werden. Rückt eine neue Aufgabe dazu, muss eine andere gestrichen und eventuell abgegeben werden.